DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ NEDİR
Kuruluş, ürün ve hizmet sunarken yaptığı faaliyetleri ve/veya tabi bulunduğu standardın yerine getirilmesiyle ilgili dokümanları (iç ve dış) kontrol etmelidir.
Bu bağlamda “dokümanlar”; politika beyanları, el kitapları, prosedürler, şartnameler, üretici talimatları, kalibrasyon listeleri, grafikler, metinler, posterler, uyarılar, bildiriler, formlar, çizimler, planlar, vs. olabilir.
Bunlar basılı nüsha ve/veya dijital ortam gibi çeşitli şekillerde sağlanabilir.
Kuruluş bu dokümanları hazırlarken aşağıdaki huşuları göz önünde bulundurmalıdır.
Dokümanların yayımlanmadan önce yetkili personel tarafından yeterlilik açısından onaylanmasını sağlamalıdır.
Buna benzer maddeler ele alınırken aşağıdaki görevlendirmeler yapılabilir.
-
- Hazırlayan, dokümanın içeriğini hazırlamakla sorumlu kişi ve/veya bölüm
- Kontrol eden, genel anlamda hiyerarşik olarak dokümanı hazırlayan kişi ve/veya bölümün üst amiri olarak tanımlanabilir. Yeterli sayı olmadığı durumlarda yalnız “hazırlayan” kısmı yeterli olabilir.
- Onaylayan, yönetim temsilcisi pozisyonda ve/veya yönetimden birinin nihai kontrolü yapması anlamına gelebilir.
Dokümanların belirli aralıklarla gözden geçirilmesini ve gerektiğinde güncellenmesi sağlamalıdır.
-
- Buna benzer maddelerde, iç dokümanlarda genelde yılda en az bir kez gözden geçirilir ve dış kaynaklı dokümanlarda üç ayda bir gözden geçirilir kavramı sıkça kullanılan uygulamalardır.
- Gözden geçirme sırasında içerik kontrolü yapılır ve ihtiyaç halinde güncellemeler gerçekleştirilir.
- Dış kaynaklı dokümanlardaki güncelleme durumunda yapılacak hususlar mutlaka tanımlanmalı ve detaylandırılmalıdır.
Değişikliklerin ve dokümanların güncel sürüm durumunun tanımlanması sağlanmalıdır.
-
- Yönerge içeren dokümanlarda (El kitabı, prosedür, talimat vb. ) revizyon nedeninin doküman içerisinde yayınlanması daha uygun bir yöntemdir.
- Doküman üzerinde revizyon numarası ve revizyon tarihi tanımlanarak iki versiyon arasındaki fark belirtilmiş olur.
Uygulanan dokümanların ilgili sürümlerinin kullanım noktalarında bulunması ve gerektiği hâllerde dağıtımlarının kontrol edilmesi sağlanmalıdır.
-
- Elektronik ortamda yayımlanan dokümanlardaki en önemli husus ilgili dokümanın kullanıcılar tarafından isteyerek ve/veya istem dışı olarak silinmesi ve/veya değiştirilmesini engellemektir. Bunun için elektronik yetkilendirme ve/veya dokümanı şifreleme gibi metotlar kullanılabilir.
- Basılı nüshalarda, doküman dağıtım formu veya teslim tesellüm formu gibi formlar kullanılarak eski/yeni değişim kayıt altına alınmış olur.
Dokümanların özgün şekilde tanımlanması sağlanmalıdır.
Buna benzer maddeler ele alınırken aşağıdaki kodlamalar yapılabilir.
-
- KEK, Kalite El Kitabı
- PR, Prosedür
- PRS, Proses
- TL, Talimat
- FR veya FRM, Form
- PL, Plan
- LT, Liste
Güncelliğini yitirmiş dokümanların istem dışı kullanılmasının önlenmesini ve eğer herhangi bir amaç için muhafaza ediliyorlarsa uygun bir tanımlama yapılmalıdır.
Buna benzer maddeler ele alınırken aşağıdaki kaşelemeler yapılabilir.
-
- Orijinal Nüsha, ilk yayımlanan imzalı nüsha
- Kontrollü Doküman, doküman güncelleme yapıldığında yeni dokümanın verileceğinin beyanıdır.
- Kontrolsüz Doküman, doküman güncelleme yapıldığında yeni dokümanın talep geldiği durumda verileceğinin beyanıdır.
- İptal Nüsha, revizyona uğraması sonucu geri çekilen nüshaya verilen addır.
Dokümanların Kontrolü Prosedürü örneği indir
Dokümanların Kontrolü Prosedürü
KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ NEDİR
Kuruluş, uyguladığı yönetim sistemi standardın gerekliliklerinin yerine getirildiğini göstermek için okunaklı kayıtlar oluşturmalı ve bunları muhafaza etmelidir.
Kuruluş, kayıtlarının;
-
- Tanımlanması
- Depolanması
- Korunması
- Yedeklenmesi
- Arşivlenmesi
- Geri kazanılması
- Saklanma süresi
- Bertarafı
için gereken kontrolleri uygulamalıdır. Bu kayıtlara erişim, gizlilik taahhüdüyle tutarlı olmalı ve kayıtlar kolaylıkla erişilebilir olmalıdır.
Genel anlamda kayıtların muhafazası en az 5 yıl olarak önerilmektedir. Video kaydı gibi kavramlar depolama güçlüğüne karşı minimum 1 yıl ve ihtiyaç halinde sıkıştırılmış formatlarda gerçekleştirilebilir.
İnsan kaynakları ve sağlık kayıtları 40 yıla yakın muhafaza edilebilir. Geriye dönük ulaşılabilir dokümanlar olması nedeniyle sonsuza dek muhafaza edilebilir.
Kayıtların kontrolü prosedürü örneği indir.